Un presupuesto de evento completo cubre siete bloques. Stand y espacio, viajes y alojamiento, equipo, marketing previo, captación de leads en el stand, seguimiento posterior y una reserva para imprevistos. Este artículo desglosa cada bloque con la parte del total que suele llevarse, muestra una tabla de ejemplo y te da una plantilla CSV gratuita que puedes abrir en Excel o Google Sheets.
Por qué necesitas un formato de presupuesto antes que nada
La mayoría de los equipos que buscan un formato de presupuesto para un evento ya se han comprometido a asistir a una feria comercial y ahora necesitan justificar el gasto. Construir el presupuesto partida a partida sirve para dos cosas. Saca a la luz los costes que siempre aparecen después y nunca se aprobaron, y obliga a hablar de lo que el evento tiene que producir. Un presupuesto sin objetivo de leads es solo una lista de gastos.
Los porcentajes que siguen son rangos orientativos sobre el presupuesto total del evento. Cada feria es distinta, pero si uno de tus bloques queda muy fuera de su rango, suele ser una señal para mirarlo más de cerca.
Stand y espacio
El bloque más grande, normalmente entre el 35 y el 45 por ciento del total. Incluye el alquiler del espacio, el diseño y la construcción del stand, el mobiliario y los equipos, la electricidad e internet y la gráfica. Dos apuntes prácticos. Los servicios que se contratan en el recinto o cerca de la fecha límite suelen llevar recargo, así que pídelos con tiempo. Y un stand pequeño con un equipo bien preparado gana siempre a un stand grande con un equipo improvisado, así que resiste la tentación de dejar que este bloque se coma el resto del presupuesto.
Viajes y alojamiento
Suele estar entre el 15 y el 20 por ciento. Vuelos o transporte, hoteles y comidas de todos los que asisten. Los precios de los hoteles cerca de los grandes recintos suben con fuerza según se acerca el evento, así que reserva en cuanto la asistencia esté confirmada. Si el equipo es grande, decide de antemano quién tiene que estar de verdad en el pasillo cada día en lugar de pagar a todo el equipo toda la semana.
Equipo
Alrededor del 10 al 15 por ciento. Es el bloque que más presupuestos infravaloran porque el coste es interno. Incluye los días que tu equipo pasa en el evento más el montaje y el desmontaje, el personal temporal y el tiempo invertido en formación y briefing. Un equipo que sabe qué empresas buscar y qué decir convierte mucho mejor que uno que improvisa, y ese tiempo de preparación pertenece al presupuesto.
Marketing previo al evento
Entre el 5 y el 10 por ciento. Campañas de contacto para cerrar reuniones antes de la feria, investigación de las cuentas objetivo y las herramientas para agendar esas reuniones. Este bloque tiene un efecto desproporcionado en los resultados, porque las reuniones acordadas de antemano producen mejores conversaciones que el tráfico de paso. Saber qué empresas van a estar allí es el punto de partida, y eso es exactamente lo que te da una lista de expositores.
Captación de leads en el stand
Entre el 5 y el 10 por ciento. Un sistema de captación o lead retrieval, regalos, demos y material impreso. Elijas lo que elijas, asegúrate de que cada conversación termina en datos estructurados y no en un montón de tarjetas de visita. El método de captación más barato que tu equipo vaya a usar de verdad gana al más sofisticado que no va a usar.
Seguimiento posterior al evento
Entre el 5 y el 10 por ciento, y el bloque que la mayoría de los presupuestos olvida por completo. Campañas de seguimiento, importación y limpieza de los contactos en tu CRM y el tiempo comercial necesario para las reuniones de seguimiento. Los leads pierden valor rápido después de una feria, así que este dinero es el que convierte todo lo anterior en pipeline. Si tienes que recortar en algún sitio, no recortes aquí.
Imprevistos
Reserva entre el 10 y el 15 por ciento. Sorpresas con el transporte, servicios en el recinto que no pediste, volver a imprimir algo, reponer lo que se rompió en el envío. Si el imprevisto no se usa, pasa a ser presupuesto del siguiente evento. Si no lo reservaste, sale del seguimiento, que es el peor sitio posible de donde quitarlo.
Ejemplo de formato de presupuesto
| Categoría del presupuesto | Parte del presupuesto total |
|---|---|
| Stand y espacio | 35-45% |
| Viajes y alojamiento | 15-20% |
| Equipo | 10-15% |
| Marketing previo al evento | 5-10% |
| Captación de leads en el stand | 5-10% |
| Seguimiento posterior al evento | 5-10% |
| Imprevistos | 10-15% |
Los rangos se solapan a propósito. Una feria en el extranjero sube los viajes, un stand de diseño nuevo sube la construcción. Usa los rangos para comprobar que el resultado tiene sentido, no como reglas fijas.
Descarga la plantilla
Plantilla de presupuesto para eventos (CSV)
Todas las partidas de este artículo con columnas para coste estimado, coste real y notas. Ábrela en Excel o Google Sheets y adáptala a tu evento.
Descargar la plantilla CSVLa plantilla mantiene una fila por partida, agrupada por categoría, con la parte sugerida del total junto a cada bloque. Añade filas con libertad, lo importante es la estructura.
La partida con más retorno
Esto es lo que enseñan años de presupuestos de ferias. El gasto que más cambia el resultado no es el stand, es saber a quién hay que ver antes de ir. Un equipo que llega con una lista priorizada de empresas objetivo cierra más reuniones, pierde menos tiempo en el pasillo y vuelve a casa con pipeline en lugar de con acreditaciones escaneadas.
Por eso los bloques de marketing previo y de seguimiento rinden mucho más que la parte del presupuesto que ocupan, y por eso medir el ROI de cada feria es la única forma de decidir qué ferias merecen presupuesto el año que viene. Pasa tus números por nuestra calculadora de ROI de ferias después del evento, y si quieres la lista de objetivos antes, DataOrigin identifica las empresas que asisten a cada feria y las ordena según tu perfil de cliente ideal. Para el resto de la preparación, nuestro checklist para preparar una feria cubre qué hacer semana a semana, y el calendario de ferias muestra qué ferias se acercan y merecen presupuesto.
