Has elegido el evento adecuado, sabes qué empresas estarán y llegas con la agenda preparada. Ahora empieza la parte que de verdad decide el resultado, que es lo que haces durante los días de feria. La mejor preparación se desperdicia si sobre el terreno te limitas a esperar detrás del stand a que alguien se acerque.
Trabajar bien un evento es sobre todo una cuestión de gestionar el tiempo y las conversaciones. En este artículo vemos cómo aprovechar el stand, cómo hacer networking fuera de él y cómo capturar cada contacto para que el seguimiento posterior no parta de cero.
Tu tiempo es el recurso más escaso
Una feria dura pocas horas útiles y compiten por ellas el stand, las reuniones agendadas, las sesiones y los pasillos. Sin un plan, el tiempo se evapora en conversaciones de cortesía y vueltas sin rumbo por el recinto.
La regla básica es repartir el tiempo de forma consciente entre tres frentes. Las reuniones que ya tienes cerradas son la prioridad, porque son las conversaciones de más valor. El stand es tu base, pero no debe absorberte el día entero. Y el recinto, fuera de tu stand, es donde aparecen muchas de las mejores oportunidades. Decide de antemano cuánto tiempo dedicas a cada frente y respétalo.
Cómo trabajar el stand
El stand no es un mostrador donde esperar, es un punto de captación que hay que trabajar de forma activa.
- No esperes el tráfico, provócalo. Una postura abierta y una pregunta sencilla funcionan mejor que quedarse sentado mirando el móvil. La gente pasa de largo ante un stand que no transmite actividad.
- Cualifica rápido. No todos los que se acercan son clientes potenciales. En los primeros segundos de conversación puedes situar si esa persona encaja, para dedicarle el tiempo proporcional a su interés.
- Ten un mensaje corto y claro. Quien visita una feria pasa por decenas de stands. Si en una frase no entiende qué haces y para quién, sigue caminando.
- Reparte los turnos del equipo. Nadie rinde bien ocho horas seguidas de pie. Turnaos para que siempre haya alguien fresco y atento, no agotado.
El networking fuera del stand
Aquí está la parte que muchos equipos descuidan. Las mejores conversaciones de una feria casi nunca ocurren en tu propio stand.
- Acude a las sesiones. Los tracks de contenido reúnen a personas interesadas en un tema concreto, lo que es un filtro mucho mejor que el tráfico aleatorio. Quien se sienta en una charla sobre tu área es, por definición, un perfil afín.
- Aprovecha los momentos informales. Las pausas, las comidas y los actos de networking son donde se baja la guardia y las conversaciones se vuelven reales. Llega a esos momentos con un objetivo, no solo a por el café.
- Visita los stands que te interesan. Si has identificado empresas objetivo, ve a su stand en lugar de esperar a que pasen por el tuyo. Acercarte con una razón concreta abre puertas que un mensaje en frío no abre.
- Usa la app del evento durante los días de feria. El matchmaking sigue activo en el recinto. Revisa quién está presente y propón encuentros de última hora.
Captura cada conversación sobre la marcha
Una conversación que no registras es una conversación que perderás. El tercer día no recordarás qué te dijo la persona del primero, y todos los contactos acabarán pareciendo iguales.
Anota, justo después de cada charla, quién es, qué le interesó y cuál es el siguiente paso que acordasteis. Ese contexto es lo que hace efectivo el seguimiento. Y es el momento de empezar a cualificar a cada lead, puntuando su encaje y su interés mientras lo tienes fresco, para no llegar a la vuelta con un montón de tarjetas sin orden.
Errores típicos durante el evento
| Error | Qué provoca |
|---|---|
| Quedarse siempre en el stand | Te pierdes el networking, que es donde están muchas oportunidades |
| Tratar a todos los visitantes igual | Gastas el mismo tiempo en un curioso que en un decisor |
| No tomar notas | El seguimiento parte de cero y los contactos se enfrían |
| Llenar el día sin huecos | Sin margen, no puedes aprovechar lo que surge de improviso |
| Repartir folletos sin conversar | Acumulas material entregado, no relaciones |
Cierra el ciclo del evento
Los días de feria son el centro de un proceso más largo. Antes viene preparar el evento con objetivos y reuniones agendadas. Después viene el seguimiento por correo, que es donde se cobra todo el esfuerzo. Lo que hagas sobre el terreno es la bisagra entre ambos. Si trabajas bien el recinto y registras cada conversación, llegas al seguimiento con ventaja.
En DataOrigin te ayudamos a llegar a esos días con la mejor base posible, identificando de antemano qué empresas de cada evento encajan con tu perfil de cliente ideal. Así, durante la feria, dedicas tu tiempo a las conversaciones que importan en lugar de descubrir a quién buscar sobre la marcha.
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